架電リストの作り方。自社で集める手順と、外から買う分かれ目

なぜ架電リストづくりに迷うのか

電話営業を始めようとすると、最初にぶつかるのが「かける先がない」という壁です。名刺交換や過去の商談先だけでは、架電を続けるための母数にすぐ足りなくなります。

問い合わせでは「そもそもテレアポする時間がない」「架電量が人手に依存して頭打ちになる」という声が多く見られます。これは架電の手が止まっているのではなく、かける先そのものが尽きているケースが少なくありません。

リストが足りないまま架電を続けると、同じ番号に何度もかけたり、更新されていない番号にかけて時間を無駄にしたりします。架電リストは、量と精度の両方がそろって初めて機能する仕組みです。

例えば、ある内装工事会社では、狙いたい相手を「建築会社・ハウスメーカー・リフォーム会社」のうちどれを優先するかを、規模とエリアで先に決めていました。優先順位を決めずにかけ始めると、条件に合わない先に時間を使ってしまいます。

別の例として、自動販売機の設置先を開拓する企業では、業種やエリア、ルート沿いという条件でリストを絞り込んでいました。業種とエリアの組み合わせを先に決めておくことが、リストづくりの出発点になります。

自社で集める方法にはどんな手段があるか

自社で架電リストを集める方法は一つではありません。名刺交換や展示会だけでなく、複数の情報源を組み合わせるのが一般的です。

代表的なものは、既存の顧客管理データからの抽出、業界名簿や電話帳、企業の公式サイトや求人サイト・専門の掲載サイトからの収集です。掲載サイトを情報源にすると、業種だけでなく掲載先という条件でも絞り込めます。

例えば、既存のメール営業で使っているリストを、そのまま架電用に転用できる場合があります。項目として最低限必要なのは会社名と電話番号の2つで、それ以上の情報が無くても架電自体は始められます。

一方で、情報源によって母数の大きさと電話番号の精度は大きく変わります。展示会名刺は精度が高い一方で母数が少なく、業界名簿は母数が多い一方で更新が古いことがあります。

下の表は、代表的な情報源を「自社で集める」「外から用意する」の2つに分けて、観点ごとに比べたものです。次の見出し以降で、それぞれの手順と注意点を見ていきます。

自社で集める手順

自社でリストを集めるときは、思いつきで検索を始めるのではなく、順番を決めておくと迷いません。

最初にやるのは、狙いたい業種とエリアを言葉にすることです。どこに載っている会社を狙うかまで決めておくと、次の検索がぶれません。

次に、既存の顧客管理データやメール営業リストの中に、そのまま使える番号がないかを確認します。ゼロから探す前に、社内に眠っているデータを棚卸しするだけで、母数が増えることがあります。

そのうえで、業界名簿・求人サイト・専門の掲載サイトなど、外部の公開情報を業種ごとに検索し、会社名と電話番号を転記します。会社名と電話番号が揃えば、架電自体は開始できます。

最後に、重複と古い番号を除いてから架電に回します。この手順を毎回繰り返すことで、リストの精度が保たれます。

自社で集めるときによくある失敗と避け方

自社でリストを集める作業は、地味に時間がかかるうえに、失敗が起きやすい工程でもあります。

よくある失敗の一つは、業種やエリアを決めずに検索を始めてしまうことです。条件があいまいなまま集めると、あとで「この会社は狙いたい相手ではなかった」と気づき、集め直しになります。

もう一つの失敗は、重複や古い番号をそのまま架電に回すことです。同じ番号に何度もかけてしまうと、相手の印象を悪くしますし、担当者の時間も無駄になります。

三つ目は、断られた先をそのまま捨ててしまうことです。ある自動販売機の設置先を開拓する企業では、「今は間に合っている」「繁忙期にまた」といった断りの理由を記録し、時期を変えて同じ番号へ再アプローチするリストとして活用していました。理由を記録しておけば、断られたリストも次の打ち手になります。

これらの失敗を避けるには、集める前に条件を決める、集めたあとに整える、断られた理由を残す、という3つを社内のルールにしておくことが有効です。

• 条件の確認：業種・エリア・掲載サイトの条件を先に文章にしているか
• 重複の確認：同じ電話番号が複数の行に入っていないか
• 鮮度の確認：半年以上前に集めた番号がそのまま残っていないか
• 理由の記録：断られた理由を残し、再架電の判断に使えるようにしているか

外から用意する（買う・依頼する）という選択肢

自社で集める手順を回しても、母数がどうしても足りない場合があります。そのときに検討するのが、外から用意する方法です。

外から用意する場合の考え方は、自社で集めるときと基本的に同じです。業種・エリア・掲載サイトという条件を先に決めておくことで、用意してもらうリストの精度が上がります。

例えば、狙いたい相手が「ホットペッパーに載っている店」「楽天市場に出店している会社」「求人サイトに載っている企業」のように、掲載サイトから絞り込めることがあります。業種やエリアだけでは絞りきれない相手にも届きやすくなります。

外から用意する方法は、検索や転記の時間を大きく減らせるのが利点です。一方で、条件をあいまいにしたまま依頼すると、自社で集めたときと同じ失敗が起きます。

外から用意する場合も、重複や古い番号が混ざっていないかは確認が必要です。用意してもらったリストをそのまま架電に回す前に、社内でひと目確認する工程を残しておくと安心です。

自社で集める・外から用意する、どちらを選ぶかの基準

どちらか一方が正解ということはありません。判断は、いま足りていないのが「時間」か「母数」かで分かれます。

母数はあるが検索や転記の時間が足りない場合は、自社の手順を効率化する余地があります。逆に、手順を回しても業種やエリアの条件に合う先が見つからない場合は、外から用意する方を検討します。

例えば、既存の顧客管理データやメール営業リストで一定の母数がある会社であれば、自社の棚卸しから始めるのが早い場合があります。反対に、新しい業種を開拓したい場合や、特定の掲載サイトに載っている会社に絞りたい場合は、外から用意する方が条件に合わせやすくなります。

判断に迷うときは、架電の件数と社内の作業時間の両方を書き出してみるとよいでしょう。件数が足りないのか、時間が足りないのかを分けて考えると、選ぶべき方法がはっきりします。

どちらを選ぶ場合も、途中で条件を変えられるようにしておくことが大切です。最初に決めた業種やエリアが的外れだったとわかったら、早めに条件を見直します。

よりひとそれって、電話営業の経験がなくてもできますか。条件を決めるとか言われても、何を基準にすればいいのか…。

ユウト電話DXラボ編集部経験がなくても大丈夫です。まずは「いまの取引先はどんな業種が多いか」を書き出すところから始めればいいんです。

よりひとなるほど、いきなり新しい業種を狙わなくていいんですね。

ユウト電話DXラボ編集部そうです。似ている業種から広げるほうが、条件を決めやすいですし、失敗も少ないですよ。

リストの質を保つための社内ルール

リストは一度作って終わりではありません。架電を続けるほど、番号は古くなり、断られた先も増えていきます。

質を保つには、集める→整える→使う→記録するという流れを社内のルールにしておくことが必要です。誰か一人の判断に任せると、担当者が変わったときに基準がわからなくなります。

例えば、断られた理由を記録する項目をリストに用意しておけば、時期を変えた再架電の判断に使えます。逆に、記録の項目が無いと、断られた先を毎回同じタイミングでかけ直してしまい、相手の印象を悪くします。

また、業種や掲載サイトの条件は、一度決めたら固定するのではなく、月に一度など決まったタイミングで見直すとよいでしょう。市場や自社の営業方針が変われば、狙うべき相手も変わります。

社内で決めておきたいのは、更新頻度、重複チェックの担当者、断られた理由の記録項目の3つです。これらを決めておくだけで、リストの精度は大きく変わります。

よりひとでも、うちみたいな小さな会社だと、条件を決める人手も、リストを整える時間も無いんですけど…。

ユウト電話DXラボ編集部そこはよく聞く悩みです。手順を全部自社でやる必要はなくて、途中から外に任せる選択肢もあります。

よりひと外に任せるって、さっきの「外から用意する」と同じ話ですか。

ユウト電話DXラボ編集部そうです。条件だけ決めて、集める作業自体を任せてしまえば、社内の時間はかなり浮きます。

まとめ

架電リストづくりは、条件を先に決めてから集めるという順番を守れば、大きく迷うことはありません。自社で集める手順と、外から用意する判断基準を、両方持っておくことが大切です。

明日からできることは、いまの取引先や過去の商談先を棚卸しして、狙いたい業種とエリアを言葉にすることです。この一歩だけで、次にどの情報源を探せばいいかが見えてきます。

ただ、この手順はかける先がある程度そろっていないと回りません。母数が足りない、番号が入っていない、業種がそろっていない状態では、条件を決めても架電自体が続かなくなります。

自社で集めようとすると、検索と転記に営業の時間がかなり取られます。しかも、重複や古い番号が混ざり込みやすく、整える作業にもさらに時間がかかります。

この検索と転記の時間を減らす方法として、条件を指定してリストを用意してもらう方法があります。すぐ使える形で届くため、自分で集める時間は要りません。業種と地域だけでなく、ホットペッパーに載っている店や楽天市場に出店している会社、求人サイトに載っている企業のように、掲載サイトからも切り出せます。費用の面でも、他社より安く用意できます。件数が多く必要な場合や、かけられる時間帯が限られる場合は、AI音声エージェントでの架電という選択肢もあります。自社の条件に合うかどうかは、無料相談で確かめてみてください。